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分享:成功展會注意事項36點

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中國高等教育博覽會(2019·秋)
【導讀】會展業的發展,不能照搬,要植根于現實經濟需要,不斷的創新。在我國,大多是企業還未將會展作為產品推銷或爭取訂單的最佳場合,會展還沒能成為供需雙方接洽的最佳場合。

秉持十數年的會展籌辦專業經驗,特別精心規劃提供100個實用又有效的會展規劃重點,希望為您及您的會展活動,創造出“會議百分百”的成果和效益,真正達到會展圓滿成功,順利豐碩的目的。    


1)精心設計規劃主題:針對會議展覽活動定位,為未來會展活動發展的主軸、方向、推動的重點及主題(Theme)而設計規劃?同時依此主題更容易吸引較多的參與。     


2)協助國際競標資料搜集:要參與國際競標需要各類完整的訊息和信息,例如舉辦條件、配合條件和環境、支持信函、預算及響應條件等,都要先規劃好。     


3)規劃完整競標執行作業:如何向國際會展委員會報告,準備什么資料(什么是您的城市最有競爭力的重點?) ,如何爭取各個代表的支持,同時又競標成功。     


4)協助籌設工作委員會:籌辦會展有許多細節工作,因此交付各工作小組的分工職務、組織圖、工作職掌和權責及各個工作委員會的連系及籌備會議召開,都應該先行設立作法。     


5)決定會展辦理名稱及時程:任何會展的舉辦時間都應與其它地區或世界會議錯開,以避免時間重復,同時也容易吸引更多與會者參加,當然訂定會展名稱也很重要,也影響與會的意愿。     


6)規劃會展辦理模式及作法:國際性會展應該明確其辦理的模式及作法先行安排,如此才能正確且有方向地開始籌辦會展事務和工作。     


7)詳細評估并編列預算:整體會展所需的預算是會展成敗的重要關鍵因素,各項預估細目、需求數量、需求的時程及辦理方式,都影響預算編列和評估計算。     


8)研析經費來源及時程:各項會展的收入來源有注冊費、展位費、廣告費及其它等,但是金額來處,所占比例以及什么時程會進帳,都有一定的影響。     


9)建立募款機制和作法:許多會展的召開都有賴充分的經費,但是如何募款,對象如何尋找?是不是該編列募款說明書?尋求贊助的作法應該如何開展?都應該規劃清楚,以達到募款目的。     


10)建構大會收支作業程序:要辦理國際會展當然要開立外匯收支帳戶,但如何開立?收支帳款如何作業?都應該有套專業作法,同時也該訂立收支作業程序,確保會展順利推動。     


11)確認專業會展策劃顧問:一場圓滿成功的國際會展,絕對需要聘請有經驗、有專業及有熱誠的顧問或公司來提供專業策劃,當然如何搜尋、確認并相互合作是重要的起點。     


12)會展場地搜尋和勘查:要選擇渡假村?市區會展中心?還是大學?該要多大的區域?有多少分組房間?真正的空間尺寸及挑高合適與否?都是勘查場地的重點。     


13)確認場地及周邊條件:會展場地需要相當多的配合條件,諸如是否容易抵達?配套的影音條件?相關的服務條件等,都是重點的考慮需求。     


14)確認整體會展流程:會展的議程及辦理作業都應該先行安排規劃妥當,自然比較容易推動各項籌備工作,并且有效吸引與會和參展。     


15)規劃各類配合活動:會展的辦理有許多相關配合活動,如開閉幕典禮、接待酒會、文化之夜、參觀行程及旅游節目等,這些都是會展籌備的規劃重點?     


16)規劃講員及發表方式:國際會議的講員、發表作法、與談人,評論人及主持人等,都是需要精心規劃和安排,成立學術委員會的目的就是因應這樣的需求。    


17)訂定邀請講員條件:要以什么方式邀請?提供什么條件?如何確定各個名單,邀請的時限在何時?都決定了講員是否積極參加的因素。     


18)規劃論文征集方式:規定何種主題?是否請先交論文摘要“Abstract “?訂定交卷時間?以及規劃論文收集的作業方式,都影響論文比重和收集順利。    


19)協助成立論文評選機制:針對論文繳交之后,是否符合大會發表的標準和作業,應該有個公正且清晰的作法,以使得論文發表能為大會創造更豐富的內涵。    


20)論文集編修印制作業:由于論文征集有一定格式及時程,編輯、美術設計及印刷,都有相當要求的標準,因此應該以國際水準來制作。     


21)論文集出版及運送作業:論文集編印后是否會因其份量而申請版號,并在會后發送給圖書館及相關學術單位,以便于日后留存。     


22)會議論文發表及確認:參加此次會議發表人之名單必需事前確定,發表時間多長?留有多少時間詢答評論?都和議事流暢與否有關。     


23)建構報名作業機制: 整體會展的報名,少則五十余人,多則好幾千人,因此如何建立網絡報名、傳真報名或其它方式,或是否可以網絡交費,兩人以上報名可否優惠,這些是報名機制要確定的。    


24)發送通告書及確認:Announcement有第一次、二次或最后一次,主要是在確立開會時間,模式、住宿、交通、場地及各次議程的簡明介紹。    


25)建立潛在與會名單:要先了解那些人,那些單位是有可能參加?藉助行銷文宣的作法,再配合潛在名單,可以廣泛吸引更多人仕的參與。    


26)協助規劃報名作業:包括現場報名、會前報名、報名費用及開戶方式等都是在開始接受報名時先行確認的,同時要訂定用什么方式來報名。    


27)進行報名作業及收款:報名費用會因為提早報名(early bird)而有不同的標準,眷屬報名又是如何規定?收款又是采行電匯,刷卡還是支票?都應該規范清楚?     


28) 確認并制作與會名單:接受報名以后,就會開始確認名單,看看是否那些單位還可以再多加把勁多些人來報名,并且準備開始制作名牌?     


29)設計并制作大會印刷品:整體國際會展的表征,可以由它的大會印刷品如何設計和制作看出,這包括宣傳海報、名牌、通告書、桌卡及大會手冊等數十種。     


30)規劃印刷品內容作業:由于國際會議及展覽對于文宣印刷品,有一定的編排需求,內容也必須簡潔明確和易尋,通常是二種語文并存(如中英文、英西文等)?     


31)了解印刷品需求及派發:對于文宣印刷品要印多少份?采用什么材質?有那些機構是主要派發對象?當然能夠讓文宣印刷品達到效益,才是最重要的。     


32)規畫展覽作業及配置辦法:對于國際會議而言,展覽是非常重要的資源,因此如何善于規畫,整合參展廠商,鼓勵創新研發,知識訊息交流,因此確定展示主題、規模、環境及參與對象,都是規畫重點?     


33)確定參展及訂價收支辦法:參展商依照主題區分,選擇展區位置,并且依不同訂價付費展示,當然參展仍需要相當多軟件活動及硬件器材和行銷策略,才能擴大展覽效益和影響力。     


34)作好征展文宣作業:一個好的展示活動需要大力宣傳,預期有多少觀眾?是否有專業論壇搭配?重要廠商是否都會參加?辦理時程和效益,也是文宣作業的重點。     


35)參展報名及收費作業:報名參加展覽是需要詳細規畫和運作,那些知名大廠,那些平日配合度高的廠家,都應即早確認并報名收費,使得整體展示活動能夠順利進行。     


36)召開參展廠商說明會:基本上一次展覽多達百余家,如何規定進場時間?什么時候搭好展位?噪音、清運、退場貨品規定等,都是需要展前規定清楚。

2018-06-26 06:03:46
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